Praca zdalna jako znak naszych czasów. Czy na pewno?

W obecnych czasach ludzie są ze sobą połączeni praktycznie przez cały czas, a koszty tych połączeń tanieje, jak nigdy przedtem. Wykorzystując internet i smartfony możemy pracować wszędzie. Praca zdalna – remote work – jest rosnącym trendem, fenomenem naszych czasów. I to zarówno dla pracowników, jak i firm, które mogą redukować koszty biur lub rekrutować oraz utrzymywać pracowników, oferując im większą niż do tej pory elastyczność.

Artykuł nie jest bezpośrednio związany z metodami zwinnymi, jednak wielu z Was pracuje lub myśli o pracy zdalnej. Dlatego chciałem ten temat podsumować jako część Waszego życia służbowego. Wg badań przeprowadzonych przez Udemy, ogólna satysfakcja i spełnienie wśród pracowników najbardziej dotyczy środowiska pracy, które wspiera równowagę pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym, np. w połączeniu z elastycznym czasem pracy i lub możliwością pracy zdalnej.

Większe zadowolenie z pracy zdalnej niż „biurowej”

Innym badaniem jest to opublikowane przez sciencealert.com, z którego wynika, że – bazując na 10 stopniowej skali – osoby pracujące zdalnie (remote workers) oceniają zadowolenie na poziomie 8.1, przy ocenie 7.42 dla pracowników stale przebywających w biurze. Różnica pomiędzy wskazanymi wartościami jest jeszcze większa, kiedy pytanie dotyczy poczucia „wartościowej pracy” – 7.75 dla pracowników zdalnych versus 6.69 dla pracowników „biurowych”.

Praca zdalna, o której wspominają w/w raporty jest coraz bardziej popularna. Przykładem są pojawiające się artykuły oraz pytania, które słyszymy, czy to podczas prowadzonych przez nas szkoleń, czy to otrzymywane przez nas mailem. Analiza trendów frazy “remote work” w Google również pokazuje zyskującą popularność tego wyrażenia na przestrzeni ostatnich lat. Ciekawostką jest dużo niższa popularność frazy “remote team”, co może być spowodowane trendem pracy zdalnej traktowanej jako praca jednostki, a nie pracy zdalnej na zasadzie wypożyczenia całego zespołu.

W serwisie magazynu Forbes możecie znaleźć artykuł „Here Are The Top 23 Companies To Work From Home”, w którym autor – powołując się na serwis Flexjobs – podaje, które amerykańskie organizacje są na liście 100 firm konsekwentnie zatrudniających do pracy zdalnej i wykazały się zaangażowaniem w zapewnienie elastyczności miejsca pracy. Aż 23 z nich znajduje się w tym zestawieniu od początku, czyli przez 6 ostatnich edycji. W pierwszej piątce tych firm są: Appen, Kelly Services, UnitedHealth Group, Dell i BCD Travel. To zestawienie także pokazuje wzrastający trend pracy zdalnej, która nie jest już czymś szczególnym, ale w niektórych branżach staje się czymś powszechnym, stałym.

Praca zdalna: jak to się odbywa w praktyce?

Po pierwsze technologia, która jest już tak zaawansowana, że wspiera pracę zdalną. Możecie synchronizować pliki dzięki Dropbox. Możecie być w stałym kontakcie dzięki Slack, Microsoft Teams lub Facebook Workplace. Z kolei dzięki Zoom, możecie połączyć się ze współpracownikami i rozmawiać z nimi poprzez wideokonferencję. Natomiast dzięki Github, Google Docs, lub Figma – swoją drogą to jeden z najgorętszych startupów w Silicon Valley – możecie współpracować ze sobą online.

Firmy, co widać po wymienionych przykładach, coraz chętniej dostarczają narzędzia, które wspomagają pracę zdalną tak, aby była ona przyjemniejsza i bardziej produktywna. Organizacje nie tylko skupiają się na narzędziach, ale eksperymentują także ze strukturą organizacyjną widząc wzrastający trend pracy z domu lub z przestrzeni coworkingowych. Wiele nowych firm jest „zdalnych” od początku swojego istnienia. Przykładem mogą być startupy, dla których często jest to jedyna droga, aby rozwijać swój biznes.

Dlaczego nie pracować z dowolnego miejsca?

Z innej strony możemy zaobserwować zwiększony napływ pracowników do kilku zaledwie przestrzeni na mapie danego kraju, podczas gdy inne obszary danego państwa stają się demograficzną pustynią. W wielu artykułach na temat zjawiska pracy zdalnej, pojawiają się pytania w stylu: dlaczego ludzie coraz bardziej gromadzą się w obszarach wysoko zaludnionych, skoro mogliby mieszkać i pracować w tańszych miejscach? Jeśli odległość jest martwa (popularne anglojęzyczne stwierdzenie dotyczące naszych czasów – Distance is dead), to dlaczego nieruchomości są coraz droższe w dużych miastach? Dlaczego cyfrowi koczownicy (remote workers, nomads) – rosnący trend w świecie startupów – stanowią nadal taki margines pracowników? Nie znam odpowiedzi na te pytania, jednakże widać, że z jednej strony jest duże parcie w kierunku pracy zdalnej, a z drugiej, wielu badaczy widzi trendy wskazane w tych pytaniach.

Kolejnym, bardziej przyziemnym trendem dotyczącym pracy zdalnej są tzw. gorące biurka (hot desks). Jest to sposób organizacji biura nazywany Activity Based Workplace (ABW). Jego istotę stanowi skupienie się na działalności pracowników i na tym, co chce się osiągnąć. W takim modelu przestrzeń podzielona zostaje na szereg stref, a praca wykonywana jest w trybie zadaniowym. Okazuje się bowiem, że pracownicy spędzają co najmniej 50% czasu w pracy poza swoim biurkiem, a także, iż z większością zadań wykonywanych przy biurku lepiej poradziliby sobie w innych miejscach. Wychodząc naprzeciw tym tendencjom, Activity Based Workplace pozwala wybierać pracownikom miejsce, jakie odpowiada im najbardziej do wykonania aktualnego zadania. Innymi słowy, przychodząc rano do pracy mogę usiąść, gdzie chcę! Tą tendencję widać w niektórych firmach, gdzie wiele osób pracuje zdalnie i zdarza się, że nie ma dla wszystkich miejsca.

Organizacja miejsca pracy i zorganizowanie samego siebie

Inną kwestią dotyczącą zdalnego wykonywania obowiązków jest organizacja miejsca pracy i zorganizowanie samego siebie. Portal thebalancecareers.com wymienia szereg elementów, na które warto zwrócić uwagę decydując na taki rodzaj pracy. Moim zdaniem najważniejszymi z wymienionych są:

• Zorganizowanie swojego miejsca do pracy – Kiedy twoje zawodowe i osobiste życie toczy się w tej samej przestrzeni (mam tu na myśli mieszkanie, dom), potrzebujesz zadbać o miejsce (w ujęciu fizycznym), w którym możesz wykonywać pracę. Mieszanie miejsc, tzn. wykonywanie pracy w tym samym miejscu co toczące się życie prywatne, może prowadzić do spadku produktywności, a czasami wręcz do niepotrzebnych napięć. Idealnie, kiedy Twoja przestrzeń zawodowa w domu nie jest wykorzystywana do żadnego innego celu. Oczywiście często nie jest to możliwe z uwagi na ograniczoną przestrzeń do dyspozycji, jednak to co jest tutaj najważniejsze to fakt, że ten kawałek (np. narożnik pokoju, miejsce w sypialni lub jadalni) jest wykorzystywany tylko w jednym celu.
• Czas pracy – Wydaje się to oczywiste, jednak pokusą jest, aby poświęcać dużo więcej czasu na odpoczynek, kiedy pracuje się zdalnie. Kiedy musimy stawić się w biurze, zazwyczaj tak organizujemy życie prywatne, aby w tym biurze pojawić się między 7 a 9. Ten sam nawyk powinniśmy mieć, kiedy nasza praca jest z domu czy innego miejsca, np. z biura coworkingowego.
• Rzeczy rodzinne – Bardzo istotne jest, aby rozgraniczyć wszelkie materiały rodzinne (listy, rzeczy dzieci ze szkoły, itp) od materiałów związanych z Twoją działalności zawodową. Wymieszanie tych dwóch “strumieni” może powodować brak odseparowania pracy od życia osobistego, co w konsekwencji może prowadzić do pracy lub myślenia o niej non stop.

Kolejnym elementem pracy zdalnej są tzw. przestrzenie coworkingowe. Są to miejsca, w których osoby świadczące pracę zdalną mają zapewnione wszystkie niezbędne elementy, takie np. jak miejsce socjalne, salki spotkań, własne biurko. Trochę to przypomina biuro z tą różnicą, że pracownicy siedzący na przeciwko Ciebie mogą się często zmieniać. Liczba tego typu miejsc rośnie bardzo szybko. Koncepcja takich miejsc została po raz pierwszy oficjalnie zaprezentowana przez socjologa Ray Oldenburga, pod koniec lat 80. XX w. W swojej książce „The Great Good Place” pisze, że takie – trzecie wg jego definicji – miejsca są ważne dla społeczeństwa, demokracji i zaangażowania w sprawy obywatelskie.

Czy pracujesz w domu, czy w biurze coworkingowym, potrzebujesz odpowiednich narzędzi. Portal nside.6q.io przygotował zestawienie 90 (!) rozwiązań wspomagających pracę zdalną. Nie sposób ich tutaj wszystkich wymienić, więc zapraszam do skorzystania z linku.

Plusy i minusy pracy zdalnej

Firma Buffer w roku 2019 przeprowadziła badania i opublikowała raport o tym, jak praca zdalna jest postrzegana przez pracowników i firmy, jakie niesie ze sobą korzyści oraz gdzie możecie w niej spotkać trudności. Podstawową korzyścią dla firm posiadających tego typu pracowników, jest brak potrzeby posiadania lub wynajmowania biura w dużo mniejszym stopniu, niż firmy działające w tradycyjnym modelu. Najlepiej brak posiadania biura – z uwagi na koszty – widać na przykładzie Doliny Krzemowej. Ceny nieruchomości w tej lokalizacji bardzo podskoczyły w ostatnim czasie i jest to dziś jedno z najdroższych miejsc do życia w USA (ceny są średnio o 27% wyższe niż w pozostałej części kraju – przyp. red.).

Z kolei podstawową więc korzyścią dla osób decydujących się na pracę zdalną jest oszczędność czasu i pieniędzy. Przeglądając artykuły na temat oszczędności, trafiłem na grafikę podsumowującą obie te kwestie. Z kolei zgodnie z tym, co podaje portal theladders.com, korzyści wynikające z pozostania w domu i używania środków łączności zdalnej są nie do przecenienia. Zwłaszcza dla kogoś, kto do pracy jedzie 11 pasmową autostradą (w obie strony daje to w sumie 22 pasy ruchu!), którą niedaleko swojego mieszkania ma mój przyjaciel w Toronto.

Oszczędności po stronie pracownika z powodu pracy zdalnej

Serwis flexjobs.com podaje listę rzeczy, na które będziemy poświęcać mniej pieniędzy w przypadku decyzji o zmianie rodzaju pracy. Ważną kwestią – poza oczywistą oszczędnością pieniędzy wydawanych na paliwo – jest dostępność (being available). Elastyczne godziny pracy – jak w przypadku pracy zdalnej – dają Wam większą kontrolę nad swoim czasem. Dla części z Was może to oznaczać brak realizacji potrzeb związanych np. z zatrudnieniem opiekunki do dziecka czy wychodzeniem z psem. Dla innej grupy może to oznaczać więcej wolnego czasu na realizację pewnych rzeczy w trakcie tygodnia, zamiast w weekend.

[/quote]Kiedy twoje zawodowe i osobiste życie toczy się w tej samej przestrzeni (mam tu na myśli mieszkanie, dom), potrzebujesz zadbać o miejsce (w ujęciu fizycznym), w którym możesz wykonywać pracę. Mieszanie miejsc, tzn. wykonywanie pracy w tym samym miejscu co toczące się życie prywatne, może prowadzić do spadku produktywności, a czasami wręcz do niepotrzebnych napięć. Idealnie, kiedy Twoja przestrzeń zawodowa w domu nie jest wykorzystywana do żadnego innego celu.[/quote]

Inną korzyścią – albo wadą, zależy dla kogo – jest posiadanie lub nieposiadanie prawa jazdy. W pierwszym momencie wydaje się to niezwiązane z tematem. Jednak, jak popatrzymy z innej perspektywy na rodzaj pracy, którą wykonujemy, okazuje się, że może taka licencja nie jest wcale potrzebna. Ja posiadam prawo jazdy od 17 roku życia. Jest dla mnie oczywiste, że jest to element konieczny, aby funkcjonować w życiu. Niemałym szokiem było dla mnie, kiedy spotykane przy rozmowie przy kawie osoby mówiły, że nie mają prawa jazdy i nie jest im to potrzebne. Pytałem sam siebie: jak to?

• 8.1 na tym poziomie na 10 stopniowej skali – osoby pracujące zdalnie (remote workers) oceniają swoje zadowolenie z pracy, wynika z badania opublikowanego przez ScienceAlert. Tymczasem ocena dla pracowników stale przebywających w biurze to 7.42. Różnica pomiędzy wskazanymi wartościami jest jeszcze większa, kiedy pytanie dotyczy poczucia „wartościowej pracy” – 7.75 dla pracowników zdalnych versus 6.69 dla pracowników biurowych.

Poszperałem trochę w badaniach na ten temat i okazuje się – cytując The New York Post – że prawie 25% dorosłych w Stanach Zjednoczonych nie posiada takowej licencji. Wchodząc w szczegóły badania, które przeprowadził Uniwersytet Michigan, wśród populacji pomiędzy 16 a 44 rokiem życia, na przestrzeni ostatnich dziesięcioleci posiadanie prawa jazdy znacząco spadło. Procenty dla grupy pomiędzy 20 a 24 rokiem w 1983, 2008, 2011 i 2014 roku kształtowały się odpowiednio na poziomie 91,8%, 82%, 79,7% i 76,7%. Jak dla mnie – osoby, która zawsze „siedziała” bardzo mocno w motoryzacji – są to dane niezwykłe.

Komunikacja bez obserwacji zachowań niewerbalnych

Kolejną kwestią są relacje twarzą w twarz, czyli bezpośrednie kontakty. Pytanie, które możemy sobie zadać przy realizacji pracy zdalnej – niezależnie czy jesteśmy pracownikiem “siedzącym” w domu, czy też managerem albo innymi osobami operującymi z biura – jest „Co tracimy, kiedy nasze interakcje odbywają się tylko przez maile, konferencje w formie wideo, komunikatory?”. Odpowiedź jest prosta – język ciała. Kiedy nasza komunikacja odbywa się na wymienione sposoby, które w całości dotyczą braku interakcji osobistej, pozostawiamy bardzo duże pole do interpretacji. Taka interpretacja może czasami w oczywisty sposób prowadzić do nadinterpretacji, co w konsekwencji może wywoływać złość, która w bezpośredni sposób wpływa na morale, zaangażowanie, produktywność i innowacyjność.

Harvard Business Review wyjaśnia zjawisko nadinterpretacji jako opóźnienie w przekazie naszej wiadomości, co w konsekwencji często prowadzi do “odkładania” lub ukrywania emocji. Podobnie rzecz wygląda z mailami. Ile razy Ci się zdarzyło, że napisałeś email, kliknąłeś wyślij i dopiero wtedy zacząłeś się zastanawiać, jak on będzie zrozumiany, czy w ogóle powinieneś go wysłać? Używając asynchronicznej komunikacji typu np. email, możemy wywołać niechciane zaburzenie relacji w pracy. Brak natychmiastowej odpowiedzi może być dla nas i innych destrukcyjny i może podnosić poziom frustracji w zespole.

Rozwiązaniem opisywanej sytuacji może być zwrócenie uwagi na tzw. Affinity Distance. W ramach tego pojęcia możemy wyróżnić takie elementy jak zaufanie, wartość i współzależność. Zwrócenie uwagi w praktyce oznacza regularne konferencje (przez video), które są dużo bardziej wartościowe w kreowaniu empatii, niż np. wysyłanie e-maili lub rozmowy przez telefon. Kolejnym elementem jest budowanie “rytuałów” dla zdalnego zespołu. Codzienne spotkania mogą dać ludziom szansę na regularną interakcję i dzielenie się doświadczeniem, co również będzie zbliżać poszczególne osoby.

Jak praca zdalna wpływa na pracę zespołu deweloperskiego?

Jak napisałem wyżej, różnymi kanałami otrzymujemy wiele pytań dotyczących zagadnienia pracy zdalnej, w różnych kontekście. Przykładowo ostatnio mailem wpłynęło do nas pytanie, w którym poruszony został temat pracy zdalnej w kontekście współpracy w ramach zespołu deweloperskiego. Temat jest szeroki, ale w skrócie:

Praca zdalna z punktu widzenia pracownika może być rozumiana jako:

• 100% praca zdalna – kiedy pracujesz z domu lub miejsca coworkingowego,
• częściowa praca zdalna – kiedy czasami (np. w określone dni) pracujesz zdalnie,
• praca zdalna jako opcja – możesz, ale nie musisz korzystać z opcji nie przychodzenia do biura.

Praca zdalna z punktu widzenia pracodawcy może być rozumiana jako:

• praca całego zespołu zdalnie – żadna osoba nie przebywa fizycznie w biurze,
• distributed team – część zespołu znajduje się w innej lokalizacji.

A jaka jest praca zdalna jest dla Ciebie? Poniżej znajdziesz kilka stwierdzeń, które mogą Cię przybliżyć do podjęcia decyzji (o ile już jej nie podjąłeś):

• preferujesz elastyczny czas pracy,
• posiadasz dzieci lub inne zobowiązania, które wymagają Twojego pobytu w domu,
• nie chcesz dojeżdżać do biura,
• praca w domu istotnie zwiększa Twoją produktywność.

Chociaż chęć pracy w domu może wydawać się atrakcyjna, należy rozważyć następujące kwestie:

• możesz czuć się odłączony od kultury firmy,
• Twoi koledzy z biura mogą postrzegać Ciebie, że pracujesz mniej niż oni,
• Twoi koledzy i lider zespołu mogą myśleć, że jesteś zawsze dostępny, ponieważ „pracujesz w domu”,
• współpraca z kolegami z biura może być trudniejsza.

A odpowiadając wprost na pytanie z tytułu wpisu – czy praca zdalna to znak naszych czasów? Myślę, że tak. Tak jak wyżej wspomniałem, rozwój techniki i inne okoliczności spowodowały, że ten rodzaj pracy już jest i będzie na coraz większą skalę wykorzystywany. Sam testuję “siedzenie w domu”, jednak w opcji “mogę, ale nie muszę”. Jest to ciekawe doświadczenie, ale wymaga wzięcia pod uwagę w/w elementów.

Dawid Lewanowicz,
od prawie 10 lat pracuję jako Agile Coach (CSP, PSPO) z zespołami deweloperskimi oraz infrastrukturalnymi, pomaga tworzyć efektywne zespoły i udane produkty, posiada prawie 20-letnie doświadczenie związane z wytwarzaniem oprogramowania, pracuje z zespołami, obszarami i organizacją, na początku kariery pracował jako analityk, a później jako kierownik projektów (Prince2 Practitioner) w jednym z największych banków w Polsce.