10 sposobów na poprawę komunikacji w zespole

Każdy świadomy manager zadaje sobie pytanie o to, jak polepszyć komunikację w zespole? Faktem jest, że dobra komunikacja sprzyja współpracy i pozwala na skuteczne realizowanie projektów. Zatem w jaki sposób doprowadzić zespół do sukcesu?

1. Jasny przekaz

Dobra komunikacja w zespole to ta oparta na jasnym przekazie. Nie chodzi tylko o konkretne przedstawienie celu projektu, ale również upewnianie się, że wszyscy członkowie grupy zrozumieli przydzielone im zadania. Często jest tak, że pracownicy nie są pewni, ale nie dopytują, dlatego to manager powinien sprawdzić, czy informacje, które przekazał zespołowi, są dla niego jasne, konkretne i zrozumiałe, a każdy członek wie, za jakie zadanie odpowiada i co w związku z tym ma robić. Jasny przekaz przyspiesza i ułatwia pracę.

2. Komunikacja w wirtualnym zespole

W związku z rosnącym znaczeniem pracy hybrydowej wyzwaniem stawianym managerom jest zbudowanie wirtualnych zespołów, które odniosą sukces. Istnieje 5 sposobów na poprawę ich pracy. Jedną z metod może być organizowanie wirtualnych zajęć integracyjnych, by członkowie mogli poznać się i zrozumieć nawzajem, i rozpocząć budowanie pozytywnych relacji, innymi słowy zbudować więzi emocjonalne.

3. Komunikacja wewnętrzna

Proces komunikacji nie kończy się na przedstawieniu celu projektu i oddelegowaniu zadań. Ważna jest regularna komunikacja wewnętrzna. Nie każdy członek zespołu wykona swoje zadania w określonym czasie. W trakcie trwania danego projektu należy upewniać się, że podwładni realizują zadania, dopytywać, czy nie potrzebują pomocy oraz przypominać o wyznaczonym terminie ukończenia określonego projektu.

4. Szacunek i koleżeństwo

Podobnie jak w przypadku wirtualnych zespołów managerowie powinni podjąć starania, by ich zespół zakolegował się ze sobą. W takiej sytuacji członkowie zespołu chętniej ze sobą współpracują, dzielą się wiedzą i nie dbają tylko o własne korzyści, ale o dobro całego zespołu. Manager powinien poznać swoich pracowników i ich szanować, tzn. nie wywyższać się, ale doceniać ich, zachęcać do dzielenia się pomysłami, traktować jak partnerów.

5. Feedback

Jednoznaczna i konkretna informacja zwrotna jest kluczem do skutecznej komunikacji. Jak w konstruktywny sposób przekazać krytykę? Nie można opierać rozmowy tylko na tym co ktoś zrobił źle. Feedback można przekazać między innymi według modelu Pendletona. Najpierw należy upewnić się, że odbiorca chce przyjąć informację zwrotną, następnie pozwolić mu na odniesienie się do omawianego zakresu i powiedzenie, co zostało dobrze zrobione. Potem manager powinien sam wskazać poprawnie wykonane zadania, kolejno odbiorca określa elementy, które należy poprawić, manager udziela rad i wskazówek jak coś poprawić. Na koniec obie strony wspólnie tworzą plan działania, by poprawić sytuację.

6. Dostępność

Zespół powinien czuć się jednością i każdy z jego członków niezależnie od tego, jakie cechy osobowości posiada, powinien nie bać się przekazywać swoich opinii i pomysłów. Dlatego manager jest zobowiązany do bycia gotowym do rozmowy o pomysłach innych członków zespołu, przeprowadzania dyskusji i burzy mózgów. Pracownicy powinni wiedzieć, że manager (podwładny) jest częścią ich zespołu, że zawsze mogą na niego liczyć. Dlatego też należy ustalić dni i godziny, w których członkowie zespołu mogą kontaktować się z przełożonym. Można także utworzyć na potrzeby danego projektu osobny kanał w komunikatorze wykorzystywanym w przedsiębiorstwie, by członkowie zespołu otrzymywali odpowiedzi tak szybko, jak to możliwe.

7. Raportowanie

Dobrym pomysłem na poprawę komunikacji w zespole i osiągniecie sukcesu w realizowanym projekcie, jest codzienne raportowanie o zadaniach, które udało się wykonać. Warto także ustalić, np. raz w tygodniu spotkania, na których cały zespół omówi postępy z zeszłego tygodnia i wspólnie wyznaczy czynności na kolejny. Takie działania pozwolą na zachowanie regularności, która usprawni przepływ informacji pomiędzy pracownikami. Trzeba wziąć pod uwagę, że nie każda osoba chętnie dzieli się swoimi postępami, a opisywany sposób ułatwi wyegzekwowanie.

8. Ton głosu

Czasem w danej chwili najlepszym rozwiązaniem w komunikacji jest nie powiedzieć nic. Manager powinien wiedzieć, kiedy może coś powiedzieć, a w jakich przypadkach milczeć. Ale to nie wszystko, podczas komunikacji ważny jest ton głosu. Należy rozmawiać w sposób życzliwy i z uśmiechem. Tym, co może zburzyć komunikację, jest krytyka jednej osoby przy innych członkach zespołu. Warto także pamiętać, że osiągnięcia należy celebrować jako zespół, a nie indywidualnie.

9. Robienie notatek

Skutecznym sposobem na poprawę komunikacji w zespole jest sporządzanie notatek. Pomysły i zadania w formie pisemnej usprawnią wymianę informacji w zespole, pozwolą uniknąć nieporozumień, które mogą przerodzić się w konflikty, niepotrzebnego stresu, nauczą porządkowania zadań i ułatwią zachowanie hierarchii.

10. Kreatywność w przekazywaniu informacji

Każda relacja potrzebuje odrobiny świeżości, dlatego też zamiast ciągłego przedstawiania tabelek w Excelu warto urozmaicić spotkanie o ciekawą prezentację. Informacje przedstawiane w innowacyjny, graficzny sposób zwracają uwagę i są łatwiej zapamiętywane.