Praca

Jak przygotować firmę na powrót pracowników do biura?

Spadek liczby zachorowań na Covid-19 zmotywował część organizacji do podjęcia decyzji o częściowym przywróceniu pracy stacjonarnej. I choć zagrożenie kolejną falą pandemii wciąż pozostaje realne, pracodawcy wykorzystują obecny, spokojniejszy czas na testowanie nowych rozwiązań – najczęściej pracy w modelu hybrydowym, a więc wykonywanej w różnych proporcjach w biurze i z domu. Mimo że pracownicy cenią sobie możliwość pojawiania się w siedzibie firmy, to odgórne ustalenia i limity ograniczające home office, często nie spotykają się z ich entuzjazmem.

Jak przygotować firmę na powrót pracowników do biura?

Jak wynika z danych Eurostatu, w pandemicznym 2020 roku zdalnie pracowało zaledwie 8,9% aktywnych zawodowo Polaków. Mimo że jest to wynik poniżej średniej dla Unii Europejskiej na poziomie 12,3%, to i tak jest on zdecydowanie wyższy od tego odnotowanego w Polsce w poprzednich latach (4,6% w 2018 i 2019 roku). W skali wszystkich aktywnych zawodowo osób w naszym kraju, 8,9% wydaje się zaledwie niewielkim odsetkiem profesjonalistów wykonujących swoje obowiązki zdalnie. Jednak w wypadku pracowników biurowych i umysłowych – specjalistów oraz menedżerów – praca z domu stała się integralną częścią ich codzienności. Dla niektórych nieprzerwanie od kilkunastu miesięcy.

Praca hybrydowa w różnym wymiarze czasowym

„Raport płacowy Hays 2021” wykazał, iż z rozwiązań pracy elastycznej – w tym pracy zdalnej – na koniec minionego roku korzystało nawet 81% specjalistów i menedżerów. Rok wcześniej odsetek ten wynosił 52%. Największy wzrost wśród firm udostępniających pracę zdalną odnotowano w branżach, w których z uwagi na profil działalności było to niepopularnym rozwiązaniem. I tak, jako przykład mogą posłużyć organizacje z sektora produkcyjnego (+17% w porównaniu z danymi ze stycznia 2020), branży nieruchomości (+23%) czy budownictwa (+19%).

Można więc wywnioskować, że specjaliści poznali zalety długotrwałej pracy zdalnej, znaleźli swój sposób na organizację jej w tym formacie i wielu z nich niechętnie wróci do biura w wymiarze 5, 4 a nawet 3 dni w tygodniu. Chociaż istnieją osoby, które nie są zwolennikami pracy z domu, to ogromna grupa pracowników umysłowych nie wyobraża sobie powrotu do zasad obowiązujących przed pandemią. W sytuacji, gdy nowa polityka pracy zdalnej jest dość rygorystyczna, powrót do biura będzie stanowił dla nich wyzwanie.

Przeczytaj również
Tylko 4% specjalistów IT chce pracować wyłącznie w biurze

“Niektórzy pracownicy zderzą się z rzeczywistością. Niechętnie powrócą do biur, a raczej niechętnie powrócą do biur w wymiarze narzuconym przez pracodawcę. Obserwacje rynku i wyniki badań pokazują, że stosunkowo niewielu profesjonalistów chciałoby na zawsze zrezygnować z możliwości korzystania z biura. Często jednak chcieliby mieć możliwość pojawiania się w nim kilka razy w miesiącu czy raz na tydzień. Tymczasem proporcje we wdrażanych przez firmy modelach pracy hybrydowej zazwyczaj są odwrócone. Praca zdalna zazwyczaj jest przewidziana na jeden lub dwa dni w tygodniu” – zauważa Bartosz Dąbkowski, Executive Director w Hays Poland.

Z kolei jak wynika z kwietniowego raportu „How R U CEE?” opracowanego przez BNP Paribas Real Estate we współpracy z Hays Poland oraz act legal Polska, najwięcej, bo aż 41% specjalistów i menedżerów po pandemii chciałoby pracować zdalnie przez większość dni w tygodniu. Kolejne 39% respondentów preferowałoby pracę z domu w wymiarze 1-2 dni w tygodniu. Chęć świadczenia pracy wyłącznie w formule home office – a tym samym całkowitej rezygnacji z biura – zadeklarowało zaledwie 11% pracowników. Wyłącznie z biura natomiast, chce pracować tylko 9% ankietowanych.

Idzie nowe?

Jeśli pracownicy przez ponad rok większość czasu pracowali z domu, to trudno im będzie przyzwyczaić się z dnia na dzień do modelu, w którym dominuje praca stacjonarna. Wymaga to zmiany nawyków i dopasowania rozkładu dnia, tj. godziny porannej pobudki, zarezerwowania czasu na dojazdy czy zapewnienia opieki dzieciom. Elementy, które przed pandemią należały do codzienności i były czymś naturalnym, obecnie mogą wzbudzać niepewność i wymagać przystosowania. Kilkanaście miesięcy pracy z domu to przecież wystarczający czas, aby wypracować zupełnie nowe przyzwyczajenia, sposoby funkcjonowania w sferze zawodowej i komunikacji biznesowej. Pamiętajmy, że wiele osób w tym okresie ani razu nie widziało się ze swoim zespołem. Są też pracownicy, którzy dołączyli do firmy w czasie pandemii i nigdy nawet nie odwiedzili biura, a swoich najbliższych współpracowników znają wyłącznie z ekranu komputera.

Przeczytaj również
Ile zarabia szeregowy pracownik w IT?

Stąd też pomimo obowiązujących ograniczeń, organizacje starają się stopniowo powracać do sposobu pracy sprzed pandemii. Wymaga to odpowiedniego planowania i początkowo może wydawać się niekomfortowe. Jak uważają eksperci, większość specjalistów i menedżerów powinno przynajmniej mentalnie przygotować się na częściowe przywrócenie tradycyjnego modelu pracy. Czas wakacji, kiedy wiele osób wyjeżdża na urlop, sprzyja powrotom i testowaniu różnych rozwiązań. Mniejsza liczba pracowników ułatwia rozlokowanie ich w przestrzeni biurowej zgodnie z zasadami reżimu sanitarnego. Zachowanie dystansu społecznego i bezpieczne korzystanie z przestrzeni wspólnych jest po prostu łatwiejsze.

Jak zachęcić do pracy z biura?

Choć koncepcja powrotu do biura niektórym może wydawać się nieatrakcyjna, to najtrudniejszy będzie początkowy okres. Pierwsze tygodnie pracy hybrydowej, a więc czas dostosowania się do nowej sytuacji, będzie wymagał zapewne większego zaangażowania kadry zarządzającej. Pomocne mogą być więc nieformalne spotkania i okazje do swobodnych rozmów, np. przy kawie. Współpracownicy muszą się bowiem przyzwyczaić nie tylko do dojazdów, ale przede wszystkim do siebie – do tego, że dynamika pracy w biurze jest inna niż samodzielna praca w domowym zaciszu.

Największe wyzwanie stoi przed organizacjami, które przez cały okres pandemii pracowały w pełni zdalnie. Przez kilkanaście miesięcy nawet w firmach o najniższej rotacji musiały zajść pewne zmiany personalne – awanse, odejścia, nowi członkowie zespołu. Jeśli pracownicy doświadczali tego pracując z domu, to teraz po powrocie do biura muszą się dotrzeć, poznać.

Przeczytaj również
Forma zatrudnienia B2B. Jakie są zalety, a jakie wady pracy na umowie B2B w branży IT?

Wielu specjalistów uważa, że zdalny proces wdrożenia nowych pracowników pod wieloma względami zdał egzamin. Udało się przenieść jego elementy do świata online, wypracować logistykę wyposażenia nowych osób w niezbędne narzędzia czy rozplanować wirtualną komunikację z pracownikiem w pierwszych dniach pracy. Część z tych wdrożonych usprawnień zostanie w firmach na stałe. Pracodawcy zauważają jednak, że niektóre elementy procesu onboardingu są bardziej efektywne, gdy przeprowadza się je tradycyjnie. Dzięki bezpośredniemu kontaktowi ze współpracownikami nowe osoby szybciej stają się samodzielne i skuteczne w biznesie. Wdrożenie jest łatwiejsze, gdy możliwe jest doświadczenie atmosfery firmy, odbywanie spontanicznych spotkań i rozmów.

“Wiele organizacji zaplanowało działania, które mają zachęcić pracowników do powrotu do biura. Najczęściej wdrażają procedury sanitarne oraz inne rozwiązania, wzmacniające poczucie bezpieczeństwa. W ostatnim czasie popularne były wszelkiego rodzaju inwestycje w siedzibę firmy – przeprowadzki do budynków o wyższym standardzie, reorganizacje stanowisk pracy oraz remonty mające na celu uczynienie przestrzeni biurowej bardziej ergonomiczną i atrakcyjną. Co więcej, niektórzy pracodawcy kuszą pracowników benefitami dostępnymi wyłącznie w biurze, np. przekąskami i usługami dostępnymi wyłącznie na miejscu” – wyjaśnia Bartosz Dąbkowski.

Niezaprzeczalnie zmienia się też funkcja biur. Firmy decydujące się na wdrożenie pracy hybrydowej w modelu 1-4 lub 2-3, w których przeważa home office, często decydują się na dostosowanie przestrzeni biurowej do tzw. hot deskingu. Pracownicy nie mają więc na stałe przypisanych stanowisk pracy, a jeśli chcą pojawić się w siedzibie firmy, muszą uprzednio zarezerwować biurko za pośrednictwem wewnętrznego systemu lub aplikacji mobilnej. Biura częściej będą zatem odgrywać rolę integracyjną. Będą miejscem spotkań, przestrzenią kreatywną, w której odbywają się burze mózgów i powstają innowacyjne pomysły.

Tagi

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *