Praca

Jak przygotować firmę na powrót pracowników do biura?

Spadek liczby zachorowań na Covid-19 zmotywował część organizacji do podjęcia decyzji o częściowym przywróceniu pracy stacjonarnej. I choć zagrożenie kolejną falą pandemii wciąż pozostaje realne, pracodawcy wykorzystują obecny, spokojniejszy czas na testowanie nowych rozwiązań – najczęściej pracy w modelu hybrydowym, a więc wykonywanej w różnych proporcjach w biurze i z domu. Mimo że pracownicy cenią sobie możliwość pojawiania się w siedzibie firmy, to odgórne ustalenia i limity ograniczające home office, często nie spotykają się z ich entuzjazmem.

Jak przygotować firmę na powrót pracowników do biura?

Jak wynika z danych Eurostatu, w pandemicznym 2020 roku zdalnie pracowało zaledwie 8,9% aktywnych zawodowo Polaków. Mimo że jest to wynik poniżej średniej dla Unii Europejskiej na poziomie 12,3%, to i tak jest on zdecydowanie wyższy od tego odnotowanego w Polsce w poprzednich latach (4,6% w 2018 i 2019 roku). W skali wszystkich aktywnych zawodowo osób w naszym kraju, 8,9% wydaje się zaledwie niewielkim odsetkiem profesjonalistów wykonujących swoje obowiązki zdalnie. Jednak w wypadku pracowników biurowych i umysłowych – specjalistów oraz menedżerów – praca z domu stała się integralną częścią ich codzienności. Dla niektórych nieprzerwanie od kilkunastu miesięcy.

Praca hybrydowa w różnym wymiarze czasowym

„Raport płacowy Hays 2021” wykazał, iż z rozwiązań pracy elastycznej – w tym pracy zdalnej – na koniec minionego roku korzystało nawet 81% specjalistów i menedżerów. Rok wcześniej odsetek ten wynosił 52%. Największy wzrost wśród firm udostępniających pracę zdalną odnotowano w branżach, w których z uwagi na profil działalności było to niepopularnym rozwiązaniem. I tak, jako przykład mogą posłużyć organizacje z sektora produkcyjnego (+17% w porównaniu z danymi ze stycznia 2020), branży nieruchomości (+23%) czy budownictwa (+19%).

Można więc wywnioskować, że specjaliści poznali zalety długotrwałej pracy zdalnej, znaleźli swój sposób na organizację jej w tym formacie i wielu z nich niechętnie wróci do biura w wymiarze 5, 4 a nawet 3 dni w tygodniu. Chociaż istnieją osoby, które nie są zwolennikami pracy z domu, to ogromna grupa pracowników umysłowych nie wyobraża sobie powrotu do zasad obowiązujących przed pandemią. W sytuacji, gdy nowa polityka pracy zdalnej jest dość rygorystyczna, powrót do biura będzie stanowił dla nich wyzwanie.

Przeczytaj również
Zdalne uwolnienie potencjału talentów... Ale jak stworzyć efektywne środowisko do pracy zdalnej?

“Niektórzy pracownicy zderzą się z rzeczywistością. Niechętnie powrócą do biur, a raczej niechętnie powrócą do biur w wymiarze narzuconym przez pracodawcę. Obserwacje rynku i wyniki badań pokazują, że stosunkowo niewielu profesjonalistów chciałoby na zawsze zrezygnować z możliwości korzystania z biura. Często jednak chcieliby mieć możliwość pojawiania się w nim kilka razy w miesiącu czy raz na tydzień. Tymczasem proporcje we wdrażanych przez firmy modelach pracy hybrydowej zazwyczaj są odwrócone. Praca zdalna zazwyczaj jest przewidziana na jeden lub dwa dni w tygodniu” – zauważa Bartosz Dąbkowski, Executive Director w Hays Poland.

Z kolei jak wynika z kwietniowego raportu „How R U CEE?” opracowanego przez BNP Paribas Real Estate we współpracy z Hays Poland oraz act legal Polska, najwięcej, bo aż 41% specjalistów i menedżerów po pandemii chciałoby pracować zdalnie przez większość dni w tygodniu. Kolejne 39% respondentów preferowałoby pracę z domu w wymiarze 1-2 dni w tygodniu. Chęć świadczenia pracy wyłącznie w formule home office – a tym samym całkowitej rezygnacji z biura – zadeklarowało zaledwie 11% pracowników. Wyłącznie z biura natomiast, chce pracować tylko 9% ankietowanych.

Idzie nowe?

Jeśli pracownicy przez ponad rok większość czasu pracowali z domu, to trudno im będzie przyzwyczaić się z dnia na dzień do modelu, w którym dominuje praca stacjonarna. Wymaga to zmiany nawyków i dopasowania rozkładu dnia, tj. godziny porannej pobudki, zarezerwowania czasu na dojazdy czy zapewnienia opieki dzieciom. Elementy, które przed pandemią należały do codzienności i były czymś naturalnym, obecnie mogą wzbudzać niepewność i wymagać przystosowania. Kilkanaście miesięcy pracy z domu to przecież wystarczający czas, aby wypracować zupełnie nowe przyzwyczajenia, sposoby funkcjonowania w sferze zawodowej i komunikacji biznesowej. Pamiętajmy, że wiele osób w tym okresie ani razu nie widziało się ze swoim zespołem. Są też pracownicy, którzy dołączyli do firmy w czasie pandemii i nigdy nawet nie odwiedzili biura, a swoich najbliższych współpracowników znają wyłącznie z ekranu komputera.

Przeczytaj również
Accenture Fjord Trends 2021: To będzie przełomowy rok dla biznesu

Stąd też pomimo obowiązujących ograniczeń, organizacje starają się stopniowo powracać do sposobu pracy sprzed pandemii. Wymaga to odpowiedniego planowania i początkowo może wydawać się niekomfortowe. Jak uważają eksperci, większość specjalistów i menedżerów powinno przynajmniej mentalnie przygotować się na częściowe przywrócenie tradycyjnego modelu pracy. Czas wakacji, kiedy wiele osób wyjeżdża na urlop, sprzyja powrotom i testowaniu różnych rozwiązań. Mniejsza liczba pracowników ułatwia rozlokowanie ich w przestrzeni biurowej zgodnie z zasadami reżimu sanitarnego. Zachowanie dystansu społecznego i bezpieczne korzystanie z przestrzeni wspólnych jest po prostu łatwiejsze.

Jak zachęcić do pracy z biura?

Choć koncepcja powrotu do biura niektórym może wydawać się nieatrakcyjna, to najtrudniejszy będzie początkowy okres. Pierwsze tygodnie pracy hybrydowej, a więc czas dostosowania się do nowej sytuacji, będzie wymagał zapewne większego zaangażowania kadry zarządzającej. Pomocne mogą być więc nieformalne spotkania i okazje do swobodnych rozmów, np. przy kawie. Współpracownicy muszą się bowiem przyzwyczaić nie tylko do dojazdów, ale przede wszystkim do siebie – do tego, że dynamika pracy w biurze jest inna niż samodzielna praca w domowym zaciszu.

Największe wyzwanie stoi przed organizacjami, które przez cały okres pandemii pracowały w pełni zdalnie. Przez kilkanaście miesięcy nawet w firmach o najniższej rotacji musiały zajść pewne zmiany personalne – awanse, odejścia, nowi członkowie zespołu. Jeśli pracownicy doświadczali tego pracując z domu, to teraz po powrocie do biura muszą się dotrzeć, poznać.

Przeczytaj również
Rośnie tempo zatrudnienia w branży technologicznej w Europie

Wielu specjalistów uważa, że zdalny proces wdrożenia nowych pracowników pod wieloma względami zdał egzamin. Udało się przenieść jego elementy do świata online, wypracować logistykę wyposażenia nowych osób w niezbędne narzędzia czy rozplanować wirtualną komunikację z pracownikiem w pierwszych dniach pracy. Część z tych wdrożonych usprawnień zostanie w firmach na stałe. Pracodawcy zauważają jednak, że niektóre elementy procesu onboardingu są bardziej efektywne, gdy przeprowadza się je tradycyjnie. Dzięki bezpośredniemu kontaktowi ze współpracownikami nowe osoby szybciej stają się samodzielne i skuteczne w biznesie. Wdrożenie jest łatwiejsze, gdy możliwe jest doświadczenie atmosfery firmy, odbywanie spontanicznych spotkań i rozmów.

“Wiele organizacji zaplanowało działania, które mają zachęcić pracowników do powrotu do biura. Najczęściej wdrażają procedury sanitarne oraz inne rozwiązania, wzmacniające poczucie bezpieczeństwa. W ostatnim czasie popularne były wszelkiego rodzaju inwestycje w siedzibę firmy – przeprowadzki do budynków o wyższym standardzie, reorganizacje stanowisk pracy oraz remonty mające na celu uczynienie przestrzeni biurowej bardziej ergonomiczną i atrakcyjną. Co więcej, niektórzy pracodawcy kuszą pracowników benefitami dostępnymi wyłącznie w biurze, np. przekąskami i usługami dostępnymi wyłącznie na miejscu” – wyjaśnia Bartosz Dąbkowski.

Niezaprzeczalnie zmienia się też funkcja biur. Firmy decydujące się na wdrożenie pracy hybrydowej w modelu 1-4 lub 2-3, w których przeważa home office, często decydują się na dostosowanie przestrzeni biurowej do tzw. hot deskingu. Pracownicy nie mają więc na stałe przypisanych stanowisk pracy, a jeśli chcą pojawić się w siedzibie firmy, muszą uprzednio zarezerwować biurko za pośrednictwem wewnętrznego systemu lub aplikacji mobilnej. Biura częściej będą zatem odgrywać rolę integracyjną. Będą miejscem spotkań, przestrzenią kreatywną, w której odbywają się burze mózgów i powstają innowacyjne pomysły.

Tagi

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *