AplikacjeBiznesPolecane tematy

Cyfrowe miejsce pracy to rozwiązanie problemu niskiej produktywności

Z Krzysztofem Rachwalskim, Country Managerem Citrix w Polsce rozmawiamy o nowej roli IT jako centrum kompetencyjnego dla biznesu; wyzwaniach spowodowanych przez coraz bardziej popularną pracę zdalną i tzw. cyfrowy nomadyzm; wsparciu aktywizacji zawodowej wykluczonych dotąd grup społecznych; walce z „rozproszeniem” oraz rozwiązaniach pozwalających na automatyzację i przyspieszenie rutynowych działań pracowników.

Jakie dziś są najważniejsze trendy technologiczne i w jaki sposób wpływają na biznes?

To, co obserwujemy – i to, o co pytają nas klienci– ma związek z faktem, że IT staje się dzisiaj centrum kompetencyjnym realizującym potrzeby biznesu. To, w czym się specjalizujemy, siłą rzeczy przestaje się więc ograniczać tylko i wyłącznie do rozwiązań IT. Organizacje zauważają, że poważnym problemem zaczyna być retencja i utrzymanie pracowników. Coraz trudniej jest bowiem przyciągnąć pożądanych specjalistów. Kierownictwo firm zaczyna więc interesować się problemami produktywności i zapewnieniem komfortu pracy, oczywiście przy zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Coraz bardziej rozbudowane są także pozapłacowe czynniki motywacyjne. Nie wystarczy już zaproponować samochód, telefon i notebook. Pracownicy oczekują, że otrzymają takie narzędzia, które im odpowiadają, których używają także w życiu prywatnym. Nie chcą korzystać z telefonów i komputerów przypadających im – ze względu na stanowisko – z „rozdzielnika”.

To, co obserwujemy – i to, o co pytają nas klienci– ma związek z faktem, że IT staje się dzisiaj centrum kompetencyjnym realizującym potrzeby biznesu. To, w czym się specjalizujemy, siłą rzeczy przestaje się więc ograniczać tylko i wyłącznie do rozwiązań IT. Organizacje zauważają, że poważnym problemem zaczyna być retencja i utrzymanie pracowników. Coraz trudniej jest bowiem przyciągnąć pożądanych specjalistów. Kierownictwo firm zaczyna więc interesować się problemami produktywności i zapewnieniem komfortu pracy, oczywiście przy zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Coraz bardziej rozbudowane są także pozapłacowe czynniki motywacyjne. Nie wystarczy już zaproponować samochód, telefon i notebook. Pracownicy oczekują, że otrzymają takie narzędzia, które im odpowiadają, których używają także w życiu prywatnym.

Widzimy też, że coraz większy nacisk kładziony jest na to, aby korzystać z rozwiązań cloud computing, zwłaszcza w modelu hybrid-multi-cloud. Na razie akceptacja takich rozwiązań chmurowych w Polsce nie jest na takim poziomie jak np. w Skandynawii, ale sądzę, że dużo większą dynamikę będziemy obserwować, gdy kolejni gracze – jak choćby ostatnio Google Cloud – zaczną otwierać w Polsce własne data center. Firmy w Polsce obawiają się chmury obliczeniowej, bo wciąż nie mają pewności, gdzie ich dane będą de facto przechowywane. Migracja do chmury jest jednak nieunikniona. Co ciekawe większość organizacji nie stać na to, aby zapewnić lokalnie taki sam poziom bezpieczeństwa, jak mają w przypadku korzystania z usług profesjonalnego dostawcy usług cloud computing.

Zmiany w środowisku pracy nie ograniczają się jednak tylko do dostępnych narzędzi takich, jak smartfon, tablet czy notebook…

To prawda, świat idzie także w kierunku prostoty i automatyzacji. Dlatego też klienci coraz częściej zaczynają wykorzystywać innowacyjne rozwiązania, zwłaszcza te dostępne z chmury obliczeniowej. Przykładowo, chcą automatyzować proste czynności wykorzystując w tym celu algorytmy sztucznej inteligencji, w tym Machine Learning. Ich zastosowanie pozwala także na zautomatyzowanie tworzenia innowacji wewnątrz organizacji. Rozwiązania tego typu dają tak ogromną przewagę, że stosują je nawet banki, pomimo – nakładanych przez regulatorów – ograniczeń w zakresie wykorzystania cloud computingu. Często dzieje się to w oparciu o nowatorskie technologie powstające w start-up’ach.

Warto jednak pamiętać, że wprowadzenie nowych, bardziej elastycznych form pracy, zastosowanie nowoczesnych rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, analityce czy wykorzystanie możliwości chmury obliczeniowej ma przede wszystkim służyć ludziom! Stąd też tak duży nacisk na efektywność i produktywność, ale także na zaangażowanie pracowników. Obecnie – poza elementami stricte finansowymi – są to coraz cenniejsze wartości poszukiwane i definiowane w strategiach firm. Jak wynika z badania Economist Intelligence Unit przeprowadzonego na zlecenie Citrix Systems, osoby decyzyjne mają świadomość zależności między zaangażowaniem pracowników, a ich wydajnością w pracy. Aż 65,4% z nich zgadza się z tezą, że niskie zaangażowanie pracowników prowadzi do niskiej wydajności. 20,2%twierdzi, że słaba wydajność prowadzi do niskiego zaangażowania pracowników, a 14,4% uważa, że niskie zaangażowanie pracowników i niska wydajność wzajemnie, negatywnie się umacniają.

W jaki sposób zmienia się dzisiejsze środowisko pracy? W jaki sposób nowoczesne narzędzia potrafią wspierać nas np. automatyzując rutynowe czynności czy też pozwalając nam zarządzać zalewem informacji z wielu, różnych źródeł?

Szokujące jest to, że jedynie 50% czasu, który spędzamy w pracy rzeczywiście poświęcamy na wykonywanie naszych obowiązków. Resztę spędzamy – co frustruje nas wszystkich – na radzenie sobie właśnie z rozpraszającymi nas bodźcami pochodzącymi z wielu źródeł informacji i z wielu aplikacji. Nieodpowiednie zarządzanie dostępem do aplikacji i konieczność szukania potrzebnych informacji powoduje, że 50% naszego czasu po prostu marnujemy. Tymczasem mógłby on zostać spożytkowany na obsłużenie większej liczby klientów i spraw, na uczestnictwo w szkoleniach – także tych obowiązkowych oraz na rozwijanie własnych kompetencji.

Warto pamiętać, że wprowadzenie nowych, bardziej elastycznych form pracy, zastosowanie nowoczesnych rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, analityce czy wykorzystanie możliwości chmury obliczeniowej ma przede wszystkim służyć ludziom! Stąd też tak duży nacisk na efektywność i produktywność, ale także na zaangażowanie pracowników. Obecnie – poza elementami stricte finansowymi – są to coraz cenniejsze wartości poszukiwane i definiowane w strategiach firm. Jak wynika z badania Economist Intelligence Unit przeprowadzonego na zlecenie Citrix Systems, osoby decyzyjne mają świadomość zależności między zaangażowaniem pracowników, a ich wydajnością w pracy. Aż 65,4% z nich zgadza się z tezą, że niskie zaangażowanie pracowników prowadzi do niskiej wydajności.

W walce z takim „rozproszeniem”  pomóc może wdrożenie koncepcji cyfrowej przestrzeni pracy. Można to zrobić za pomocą naszego rozwiązania Citrix Workspace. Dzięki niemu mamy dostęp do wszystkich potrzebnych nam w pracy aplikacji i współdzielonych plików z jednej cyfrowej przestrzeni, w której możemy pracować z dowolnego urządzenia i miejsca. By lepiej zobrazować, jak takie rozwiązanie działa można powiedzieć, że przenosimy  koncepcję pracy z narzędziami znanymi z serwisów społecznościowych do korporacyjnego środowiska. W tradycyjnym środowisku pracy np. do akceptacji jakiegoś standardowego zadania musimy wykonać szereg, czasochłonnych czynności – odebrać mail, otworzyć załącznik – często w dedykowanej do tego aplikacji, do której trzeba się zalogować – potem go zamknąć, wylogować się i odesłać mail. Nasze rozwiązanie pozwala „wyciąć” tego typu działania, co znacząco skraca czas konieczny do jego wykonania. Citrix Workspace może jednocześnie – korzystając ze zgromadzonej w organizacji wiedzy – podpowiedzieć, co zrobić i z pomocą jakich narzędzi, aby wykonać dane zadanie. Przykładowo, gdy ktoś wraca z delegacji Citrix Workspace automatycznie wpisuje mu task „rozlicz delegację”, a być może dołączy też wyciąg ze służbowej karty kredytowej.

W jaki sposób organizacje radzą sobie z coraz powszechniejszą mobilnością pracowników? Mówi się dziś o trendzie cyfrowego nomada, odmiejscowieniu miejsca pracy. Szacunki zakładają, że do 2035 roku ponad 1 mld osób nie będzie postrzegało pracy jako konkretnego miejsca, konkretnego biura…

Powszechna mobilność to – wspomniane wcześniej – kwestie związane z bezpieczeństwem. Coraz częściej firmy korzystają nie tylko z pracy mobilnych pracowników, ale także z usług kontraktorów, którym trzeba zaproponować bezpieczny dostęp do firmowych danych i zapewnić odpowiedni poziom kontroli nad tym, z jakich, wewnętrznych zasobów korzystają.

Coraz bardziej powszechna mobilność powoduje jednak także problemy z rozliczaniem godzin pracy. A jest to bardzo ważny problem dla wielu działów HR, zwłaszcza, że w niektórych branżach i sektorach niezwykle istotne jest np. dokładne rozliczanie nadgodzin. W jaki jednak sposób to zrobić, gdy pracownik wykonuje pracę poza siedzibą firmy? W niektórych organizacjach zabija to ideę mobilności.

Z drugiej strony praca mobilna i swoboda dotycząca miejsca jej wykonywania to także szanse na aktywizację zawodową kolejnych, wykluczonych do tej pory grup społecznych. Dotyczy to zarówno osób niepełnosprawnych, jak i tych, które muszą podporządkować karierę sytuacji prywatnej, ponieważ np. opiekują się dziećmi, osobami starszymi lub niepełnosprawnymi. Aktywizacja tego typu osób jest dziś bardzo ważna z punktu widzenia działów HR.

Z jakimi jeszcze wyzwaniami i zagrożeniami muszą mierzyć się dziś klienci Citrix?

Kolejne wyzwanie także ma związek z mobilnością. Z powodów formalnych w dużych organizacjach nie spopularyzowała się idea Bring Your Own Device – BYOD. Choć jednocześnie pojawiła się alternatywa w postaci COPE – Corporate Owned, Personally Enabled. COPE pozwala pracownikom wybrać urządzenie mobilne z listy zatwierdzonej przez organizację. Stanowi ono co prawda własność organizacji, ale może być wykorzystywane przez użytkowników również do celów prywatnych.

Szokujące jest to, że jedynie 50% czasu, który spędzamy w pracy rzeczywiście poświęcamy na wykonywanie naszych obowiązków. Resztę spędzamy – co frustruje nas wszystkich – na radzenie sobie właśnie z rozpraszającymi nas bodźcami pochodzącymi z wielu źródeł informacji i z wielu aplikacji.W walce z takim „rozproszeniem”  pomóc może wdrożenie koncepcji cyfrowej przestrzeni pracy. Można to zrobić za pomocą naszego rozwiązania Citrix Workspace. Dzięki niemu mamy dostęp do wszystkich potrzebnych nam w pracy aplikacji i współdzielonych plików z jednej cyfrowej przestrzeni, w której możemy pracować z dowolnego urządzenia i miejsca. By lepiej zobrazować, jak takie rozwiązanie działa można powiedzieć, że przenosimy  koncepcję pracy z narzędziami znanymi z serwisów społecznościowych do korporacyjnego środowiska.

Wsparciem dla mobilności i wdrożenia idei elastycznego środowiska pracy z pewnością są Virtual Desktop Infrastructure – VDI oraz takie rozwiązania, jak wspomniane już wcześniej Citrix Workspace . Na świecie VDI stało się właściwie standardem. Choć nie dotyczy to niestety rynku polskiego. W Polsce wciąż taniej jest kupić nowy sprzęt. Dodatkowo w projektach budowy środowiska pracy często nie bierze udziału biznes, lecz wyłącznie IT, bo ich przedstawicieli odstrasza rozmowa o parametrach sprzętu i protokołach dostępu. Liczą się więc tylko „twarde” koszty. Nie bierze się zaś pod uwagę czynników miękkich, w tym poprawy produktywności.

Tymczasem współpraca różnych osób decyzyjnych – z działów biznesowych, HR i IT – pozwala stworzyć elastyczną i spójną przestrzeń pracy, spełniającą potrzeby wielu, różnych grup pracowników. Ten związek potwierdzają ankietowani przez Economist Intelligence Unit rozmówcy. Pytani o wskazanie najważniejszych cech technologii miejsca pracy, które w największym stopniu przyczyniają się do zaangażowania pracowników wymieniają wspomniane już w tej rozmowie: łatwy dostęp do informacji wymaganych do jej wykonywania (38,5%); prostotę użycia (34,6%); możliwość pracy z dowolnego miejsca (34,6%); możliwość wyboru urządzenia (32,7%); efektywność kosztową (31,7%); standard pracy podobny jak w przypadku stosowania konsumenckich rozwiązań (27,9%) i możliwość wyboru aplikacji (24%).

W jaki sposób można dokonać cyfrowej transformacji miejsca pracy?

Virtual Desktop Infrastructure pozwala na przeniesienie fizycznego komputera na dowolne urządzenie. Jednocześnie rozwiązania tego typu zapewniają: odmiejscowienie danych, większą kontrolę nad bezpieczeństwem i poprawę higieny pracy. Nie obciążają także tak bardzo przepustowości sieci, jak tradycyjne komputery, w przypadku których każdy, niezalenie od siebie dokonuje np. uaktualniania poszczególnych aplikacji i systemu operacyjnego. Z kolei koncepcja cyfrowego środowiska pracy, która może być zrealizowana przy pomocy rozwiązania Citrix Workspace to nic innego, jak centralna przestrzeń pracy, która agreguje w jednym miejscu informacje z wszystkich, niezbędnych nam w pracy aplikacji. Co ciekawe nie jest ważne, czy pochodzą one z własnego centrum danych, chmury obliczeniowej, czy od dedykowanego dostawcy. Najważniejsze jest jednak to, że do wszystkich aplikacji – niezależnie od sposobu logowania – mamy dostęp od razu po uruchomieniu Citrix Workspace.

Wsparciem dla mobilności i wdrożenia idei elastycznego środowiska pracy z pewnością są Virtual Desktop Infrastructure – VDI oraz takie rozwiązania, jak wspomniane już wcześniej Citrix Workspace . Na świecie VDI stało się właściwie standardem. Choć nie dotyczy to niestety rynku polskiego. W Polsce wciąż taniej jest kupić nowy sprzęt. Dodatkowo w projektach budowy środowiska pracy często nie bierze udziału biznes, lecz wyłącznie IT, bo ich przedstawicieli odstrasza rozmowa o parametrach sprzętu i protokołach dostępu. Liczą się więc tylko „twarde” koszty. Nie bierze się zaś pod uwagę czynników miękkich, w tym poprawy produktywności. Tymczasem współpraca różnych osób decyzyjnych – z działów biznesowych, HR i IT – pozwala stworzyć elastyczną i spójną przestrzeń pracy, spełniającą potrzeby wielu, różnych grup pracowników. Ten związek potwierdzają ankietowani przez Economist Intelligence Unit rozmówcy.

Co równie istotne rozwiązanie pozwala na współdzielenie plików i korzystanie z nich niezależnie od faktycznego miejsca ich przechowywania. Dodatkowo nakładamy na to wszystko zaawansowaną analitykę, która dba o bezpieczeństwo i poprawę efektywności pracy. Dzięki temu możemy np. przeanalizować, dlaczego w jednym oddziale jakaś aplikacja z chmury działa źle, pomimo, że inne placówki nie mają z nią problemów. Narzędzia analityczne wbudowane w Citrix Workspace pozwalają odnaleźć źródło problemu, a – dzięki jego rozwiązaniu – poprawić produktywność pracowników. Rozważając inwestycję tego typu warto pamiętać, że Virtual Desktop Infrastructure nie jest warunkiem koniecznym do budowy cyfrowego środowiska pracy.

Tagi

Podobne

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *