Sprawna analityka wymaga wcześniejszego uporządkowania treści

Wbudowane w platformę Doxis4 mechanizmy pozyskiwania i porządkowania treści ułatwiają zdobywanie informacji z wszelkiego rodzaju korespondencji, w tym z umów, faktur i dokumentów biznesowych. Jednocześnie zapewniają kompleksowe środowisko, pozwalające porządkować i grupować dane, zarządzać nimi, a także wyszukiwać i udostępniać uprawnionym odbiorcom. Co więcej, w niektórych zastosowaniach tego typu procesy mogą być realizowane w pełni zautomatyzowany sposób.

W dużych firmach procesy związane z przyjmowaniem i klasyfikacją dokumentów przychodzących są najczęściej bardzo złożone, a ich obsługa kosztowna. Zdarza się, że za przyjmowanie i właściwe kierowanie korespondencji przychodzącej odpowiadają całe zespoły pracowników administracyjnych. W wielu przypadkach muszą oni samodzielnie oceniać, z jakimi dokumentami mają do czynienia i do jakich komórek organizacyjnych powinny one zostać przypisane. Powszechne są też manualne procesy skanowania dokumentacji, przepisywania ich treści do systemów biznesowych i powiadamiania właściwych użytkowników biznesowych. Oferowana przez SER Group platforma Doxis4 daje możliwość zautomatyzowania tego rodzaju operacji i realizowania z minimalnym udziałem człowieka.

Sprawne pozyskiwanie i porządkowanie przychodzących treści

Dostępna w ramach platformy Doxis4 Classification & Extraction Service odpowiada za klasyfikację dokumentów na podstawie analizy ich treści, przeprowadzanej z wykorzystaniem sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, a także generowanie uporządkowanych zbiorów danych z nieustrukturyzowanych dokumentów. Dane takie mogą być następnie łatwo przetwarzane m.in. za pośrednictwem typowych narzędzi analitycznych. Mechanizmy ekstrakcji i klasyfikacji treści odgrywają też istotną rolę dla pozostałych funkcji oprogramowania ECM SER Group wspierających sprawną dystrybucję dokumentów w ramach organizacji. Jest to ważne, ponieważ funkcjonalność platformy Doxis4 pozwala również w łatwy sposób wykorzystywać w działaniach operacyjnych informacje pozyskane z napływających do organizacji dokumentów, w tym faktur, umów, wszelkiego rodzaju pism, a także treści graficznych. Możliwe jest np. budowanie procesów workflow, których przebieg będzie uzależniony od rodzaju oraz kontekstu informacji zapisanych w poszczególnych dokumentach.

„Platformę Doxis4 możemy wykorzystać na potrzeby różnego rodzaju scenariuszy biznesowych. Znajdują się wśród nich procesy związane z: przetwarzaniem faktur, zarządzaniem informacją o pracownikach i procesach kadrowych oraz zarządzaniem kontraktami – od momentu tworzenia szablonów, przez autoryzację klauzul, po procesy zawierania umów oraz archiwizację i audyt” – podkreśla Marcin Somla, dyrektor SER Group w Polsce. Rozwiązanie Doxis4 wspiera też m.in. obszar zarządzania polityką oraz organizację procesów audytowych w firmie. Jest to bowiem zagadnienie, które w dużej skali wymaga sprawnego zarządzania poprzez plany audytowe, koordynację zadań, określenie odpowiedzialności, powiadamianie i przygotowanie audytu, aż po przeprocesowanie konkretnych działań.

Zarządzanie dokumentami uzupełnione mocą sztucznej inteligencji

Usługa ekstrakcji oraz klasyfikacji treści dostępna w ramach oprogramowania Doxis4 może wykorzystywać zarówno klasyczne podejście oparte na regułach, jak i funkcje oparte na sztucznej inteligencji i przetwarzaniu języka naturalnego. To właśnie możliwość zastosowania – wykorzystujących sieci neuronowe – algorytmów na potrzeby określania rodzaju przychodzącej dokumentacji, właściwego uporządkowania zawartych w niej informacji, a także uruchomienia odpowiedniej reakcji całej organizacji biznesowej stanowi jeden z najważniejszych wyróżników rynkowych rozwiązania oferowanego przez SER Group.

„Nasza platforma potrafi dokonywać trafnej analizy treści bez udziału człowieka. Właściwie wytrenowane sieci neuronowe zapewniają w pełni bezobsługowe klasyfikowanie danych z przychodzącej dokumentacji biznesowej. Aby jednak było to możliwe, potrzebne są duże próby dokumentów, niezbędne do wytrenowania sieci neuronowych. W przypadku mniejszych zbiorów danych – w ramach platformy Doxis4 – można zbudować słowniki determinujące znaczenie treści i zastosować podejście oparte na regułach” – podkreśla Marcin Somla. Oba podejścia zapewniają równoważne wyniki. W przypadku zastosowania podejścia wykorzystującego reguły klasyfikacji dokumentów konieczne jest ich opracowanie, a następnie bieżące zarządzanie.

Istotne uproszczenie procesów ekstrakcji i klasyfikacji treści jest możliwe również w odniesieniu do dokumentów złożonych i nietypowych. W przypadku tego rodzaju dokumentacji najczęściej znacznie utrudnione jest bezpośrednie pobieranie poszczególnych fragmentów treści tak, aby sklasyfikować je pod kątem wartości, które w kolejnym kroku sterowałyby przebiegiem workflow. W ramach platformy Doxis4 możliwe jest wykorzystanie mechanizmów wstępnej klasyfikacji, która pozwala z dużą skutecznością określić rodzaj otrzymanego dokumentu przychodzącego.

„Tradycyjne rozwiązania do ekstrakcji treści najczęściej opierają się na regułach, definiujących jakiego rodzaju danych możemy spodziewać się w danym miejscu określonego szablonu dokumentu. O ile takie podejście ciągle świetnie się sprawdza w odniesieniu do dokumentów o uporządkowanej strukturze, o tyle w innych przypadkach staje się kosztowne w utrzymaniu. Mechanizmy wbudowane w platformę Doxis4 mogą funkcjonować automatycznie i całkowicie niezależnie od struktury dokumentów” – wyjaśnia Marcin Somla. Realizacja procesów pozyskiwania oraz prawidłowej klasyfikacji treści z otrzymywanej korespondencji w sposób niewymagający zaangażowania pracowników przekłada się na ograniczenie kosztów administracyjnych, ale też większą sprawność i szybkość uruchamiania kolejnych procesów biznesowych w organizacji.

Możliwa jest również zautomatyzowana ocena kontekstu informacji pozyskiwanych z dokumentów, a także sentymentu, z jakim dany dokument został napisany. „Jeśli na wczesnym etapie klasyfikacji dokumentu możemy określić, że mamy do czynienia z reklamacją, a dodatkowo dysponujemy informacją określającą nastrój jej autora, to wówczas możemy nadać danej sprawie odpowiednio wysoki priorytet, tak aby odpowiednio zareagować na uwagi klienta” – mówi Marcin Somla.

Dane paliwem do sprawnych procesów biznesowych

Platforma Doxis4 zbudowana została w architekturze SOA, na bazie autorskiej szyny integracyjnej pozwalającej na łatwe uruchamianie wybranych usług. Wsparcie ekstrakcji i klasyfikacji danych to jedna z kilkudziesięciu usług dostępnych w Doxis4. Istota tej funkcjonalności ma jednak fundamentalne znaczenie dla pozostałych usług tej platformy.

„Charakter naszej platformy sprawia, że możemy w łatwy sposób wdrażać kolejne usługi, dostosowując zakres funkcji do potrzeb klientów. Doxis4 w kompleksowy sposób wspiera wszelkie, możliwe dziś funkcje z obszaru Content Service Provider – od archiwizacji danych, przez wersjonowanie, edycję, udostępnianie i pracę zespołową, po workflow i komunikację z otoczeniem” – twierdzi Marcin Somla. Aspekt integracji z innymi rozwiązaniami biznesowymi, potencjalnie wykorzystywanymi w firmie, ma szczególne znaczenie dla rozwiązań wspierających zarządzanie danymi. Platforma Doxis4 dysponuje rozbudowanymi funkcjami integracyjnymi, pozwalającymi sprawnie łączyć systemy ECM z architekturą aplikacyjną organizacji biznesowych. Wśród nich warto wskazać m.in. standardowe interfejsy integracyjne API.

Ponadto – dzięki bliskiej współpracy z Microsoft i SAP – platforma Doxis4 zapewnia dedykowane konektory do narzędzi pakietu Office oraz oprogramowania SAP. Konektory te umożliwiają m.in. korzystanie z funkcjonalności ECM z poziomu aplikacji biznesowych lub systemu ERP. Skuteczna i dwukierunkowa integracja z wykorzystywanymi przez pracowników aplikacjami biznesowymi jest niezbędna do osiągnięcia najlepszych efektów wdrożenia rozwiązań klasy ECM, ponieważ pozwala zwiększyć dostępność danych w organizacji. Jednocześnie, rolę narzędzi automatyzujących wybrane procesy biznesowe na podstawie informacji otrzymywanych przez firmę – w ramach dokumentów napływających do niej – mogą pełnić rozwiązania budowane w całości na bazie usług dostępnych w ramach platformy Doxis4.