CIOPolecane tematy

Dlaczego zespoły IT nie zwyciężają? Jak zarządzać projektami IT?

Firmy na całym świecie inwestują coraz więcej środków na budowę dedykowanych systemów IT. Realizują to wewnętrznie, jak i decydują się na współpracę z zewnętrznym partnerem lub tzw. software house. Wyzwaniem, niezależnie od wybranego modelu było i jest opracowanie planu, który rzeczywiście określi zakres, czas i zasoby niezbędne do realizacji zadania. Do tej pory nie powstała żadna optymalna miara, która konkretyzowałaby w jaki sposób oszacować ilu rzeczywiście efektywnych specjalistów i w jakim czasie jest w stanie zrealizować dany projekt. A przecież jest to kluczowa informacja. Znając parametr, który w sposób wiarygodny opisze produktywność zespołu, można byłoby precyzyjnie obliczyć, jak szybko dotrzemy z punktu A do punktu B w danym projekcie i z danym zespołem.

Obecnie projekty szacuje się w punktach funkcyjnych, historiach użytkownika czy też po prostu w ogólnie pojętych dniach roboczych teoretycznie niezbędnych do wykonania danego projektu. Tylko miary te często są od siebie oderwane, a przeliczenie z miary poziomu pracochłonności np. punktów funkcyjnych do miary pracochłonności w zasobach i czasie odbywa się na poziomie ogólnych uśrednień.

Jednocześnie zarządzający projektami i zarządzający IT mają świadomość, że są osoby, które są w stanie dostarczyć dużo więcej w danym czasie lub zrealizować zadania w czasie mniejszym niż zakładany. I tutaj tkwi zasadniczy problem – przy uśrednianiu efektywności pojedynczej osoby w danym zadaniu to statystyka, a nie rzeczywistość, definiuje szanse na realizację prac w terminie i w budżecie. Jeśli jeden projekt zostanie obdarzony najlepszymi specjalistami, a drugi otrzyma dużo gorszej jakości kadrę, to założenie uśrednionego przelicznika pracochłonności zadania na godziny robocze pracy osoby będzie błędne w obu przypadkach.

W jaki sposób budować efektywne zespoły projektowe?

Analizując ten problem, czyli efektywne oszacowanie możliwości „wykonawczych” danego zespołu w danych warunkach organizacyjnych opracowaliśmy autorski program Nucleon. Jest to metodyka budowania i zarządzania organizacją i zespołami IT uwzględniająca efektywność poszczególnych osób, wielkość zespołów, warunki organizacyjne otoczenia pracy oraz metodykę realizacji prac projektowych. Na podstawie własnego doświadczenia w 7N, doświadczenia klientów, przeprowadzonych wcześniej badań oraz wiedzy akademickiej zbudowaliśmy narzędzie pozwalające określić „moc” danego zespołu w otoczeniu danego projektu. Wartość ta może służyć jako precyzyjny indeks określenia czasu niezbędnego do realizacji danego projektu przez dany zespół.

Zarządzający projektami i zarządzający IT mają świadomość, że są osoby, które są w stanie dostarczyć dużo więcej w danym czasie lub zrealizować zadania w czasie mniejszym niż zakładany. I tutaj tkwi zasadniczy problem – przy uśrednianiu efektywności pojedynczej osoby w danym zadaniu to statystyka, a nie rzeczywistość, definiuje szanse na realizację prac w terminie i w budżecie. Jeśli jeden projekt zostanie obdarzony najlepszymi specjalistami, a drugi otrzyma dużo gorszej jakości kadrę, to założenie uśrednionego przelicznika pracochłonności zadania na godziny robocze pracy osoby będzie błędne w obu przypadkach.

Na co dzień pomagamy przedsiębiorstwom w tworzeniu najbardziej wydajnych zespołów projektowych. Jesteśmy przekonani, że stosunkowo małe zespoły, obsadzone przez najwyższej jakości ekspertów są dużo wydajniejsze niż duże organizacje składające się z przeciętnych inżynierów. Skraca to czas dostawy kompletnych rozwiązań, zmniejsza ryzyko niepowodzeń oraz obniża koszty całkowite projektu, nawet przy założeniu nieco wyższego kosztu pojedynczej godziny.

Formuła Nucelon to wzór obliczenia zespołu, gdzie „P” oznacza czynnik ludzki, oceniany na podstawie poziomu efektywności osób w zespole w skali od 1 do 10. Natomiast „O” wyraża czynnik organizacyjny, którego wartość jest dodawana lub odejmowana w zależności od tego, jak zorganizowany jest dział. „C” oznacza czynnik złożoności, gdzie odejmowana jest wartość opisująca złożoność środowiska IT.

Umiejętność oszacowania jakości pracownika to najtrudniejszy element budowy wydajnych organizacji

Aspekt jakości ludzi w zespole jest zdecydowanie najważniejszym czynnikiem wpływającym na jego wydajność. Umiejętności techniczne członków zespołu IT są bardzo ważne, jednak sekret prawdziwie pierwszorzędnego specjalisty IT leży także w jego cechach osobistych i umiejętnościach społecznych. Jakie dokładnie cechy wyróżniają najwyższej klasy ekspertów? Dlaczego działania niektórych pracowników ewidentnie przynoszą dużo lepsze rezultaty niż innych, choć teoretycznie mają podobne kwalifikacje?

Odpowiedź na te pytania była dla nas kluczowa i postanowiliśmy zmierzyć się z nią empirycznie, przeprowadzając badanie analizujące różne cechy naszych najlepszych konsultantów. Zebraliśmy dane od nich samych, ich otoczenia, klientów, kolegów z zespołu, przełożonych oraz osób do nich raportujących i zastosowaliśmy elementy analizy stosowane przy analizie powodzenia i niepowodzenia różnych misji militarnych. Pozwoliło to nam wydzielić zestaw 6 cech oraz ich atrybutów, które definiują istotne elementy dopasowania osoby i stanowiska. Wyniki tego projektu nazwaliśmy „The Secret Code”, który de facto tajny nie jest, ponieważ dzielimy się nim na naszej stronie. Stworzyliśmy także ramy analizy, ewaluacji oraz rekrutacji oparte o „The Secret Code” według których budujemy organizację 7N. Zastosowany jest on także jako element analizy wydajności zespołu w metodologii Nucleon.

Efektywny zespół wyklucza kompromis jakości jednostki

W budowaniu najbardziej zwycięskiego zespołu istotne jest to, aby zatrudniać tylko najlepszych specjalistów. Zakładając tutaj rozkład normalny jest to dziesiąty decyl na skali jakości, który reprezentuje niecałe 3% całego zbioru. To właśnie te osoby radzą sobie z powierzonymi zadaniami zdecydowanie lepiej niż ich koledzy, a ich wydajność jest nawet 20 razy większa niż przeciętnych jednostek. Odkryliśmy również, że różnica pomiędzy najgorszymi, a najlepszymi pracownikami wyrażana jest przez czynnik 100. Co więcej, różnica w wydajności z natury jest wykładnicza. My takie właśnie wyjątkowe osoby nazywamy „dziesiątkami”.

Opracowana przez nas formuła Nucelon to wzór obliczenia zespołu, gdzie „P” oznacza czynnik ludzki, oceniany na podstawie poziomu efektywności osób w zespole w skali od 1 do 10. Natomiast „O” wyraża czynnik organizacyjny, którego wartość jest dodawana lub odejmowana w zależności od tego, jak zorganizowany jest dział. „C” oznacza czynnik złożoności, gdzie odejmowana jest wartość opisująca złożoność środowiska IT. Jesteśmy przekonani, że stosunkowo małe zespoły, obsadzone przez najwyższej jakości ekspertów są dużo wydajniejsze niż duże organizacje składające się z przeciętnych inżynierów. Skraca to czas dostawy kompletnych rozwiązań, zmniejsza ryzyko niepowodzeń oraz obniża koszty całkowite projektu.

Z kolei idąc na ustępstwa w kwestii doboru pracowników, tj. poprzez zatrudnianie tzw. 9-tek zamiast 10-tek, zespół traci ok. 43% efektywności na każdej jednostce, co oczywiście nie przekłada się na analogiczny spadek kosztu pracy danej jednostki, ten z reguły jest maksymalnie kilkuprocentowy w całym podzbiorze. Oczywiście, nie na każde stanowisko można znaleźć osobę reprezentującą najwyższy, 10-ty poziom, ale prowadząc rekrutację należy zrobić wszystko co w naszej mocy, aby tego dokonać. To główne zadanie, przed którymi stoją CEO firm razem z działami rekrutacji. Muszą stale doskonalić się na każdym polu, w tym m.in. wyłaniać najlepszych pracowników,więcej im płacić, uparcie dążyć do zatrudniania tylko tych właściwych, dowiadywać się jak ich pozyskać i zatrzymać w swojej organizacji.

Odkryliśmy też, że „dziesiątki” są często poukrywane w firmach. Nawet w tych, które znajdują, a następnie dbają o małe i elitarne zespoły inżynierów. Jak więc ich szukać? Z pomocą powinni przyjść Project Managerowie i bezpośredni przełożeni, którzy mają najlepszą przestrzeń do tego, by jak najszybciej ich identyfikować.Warto wiedzieć, że prawie każda osoba ma potencjał godny 10-tki, ale rzadko której udaje się go w pełni wykorzystać. Odkrycie własnych umiejętności i optymalne dopasowanie do stanowiska to wielkie wyzwanie, tak samo jak znalezienie najlepszego miejsca pracy oraz stworzenie planu, dzięki któremu pracownik osiągnie maksimum swojego potencjału. „The Secret Code” pomaga przełożonym umieszczać specjalistów na odpowiednich stanowiskach, które umożliwią im dalszy rozwój i osiąganie jeszcze lepszych rezultatów.

Rozmiar ma znaczenie, skala zabija efekt

Co więcej, w budowaniu najbardziej efektywnych i zwycięskich zespołów IT kluczowe jest to, aby żaden z nich nie liczył więcej niż 7 osób.Zgodnie ze wzorem (n^2-n)/2 opisującym liczbę możliwych interfejsów komunikacji bezpośredniej w zespole, jeśli tworzą go 3 osoby, wówczas powstają 3 trasy komunikacyjne; jeśli 4, tras tych powstaje 6. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy zespół liczy więcej niż 7 osób. W takiej sytuacji strata energii na komunikację naszym zdaniem może pochłaniać nawet ponad 50% wydajności zespołu przy każdej kolejnej dodanej osobie.

W budowaniu najbardziej zwycięskiego zespołu istotne jest to, aby zatrudniać tylko najlepszych specjalistów, zakładając tutaj rozkład normalny jest to dziesiąty decyl na skali jakości, który reprezentuje niecałe 3% całego zbioru. To właśnie te osoby radzą sobie z powierzonymi zadaniami zdecydowanie lepiej niż ich koledzy, a ich wydajność jest nawet 20 razy większa niż przeciętnych jednostek.Odkryliśmy również, że różnica pomiędzy najgorszymi, a najlepszymi pracownikami wyrażana jest przez czynnik 100. Co więcej, różnica w wydajności z natury jest wykładnicza. My takie właśnie wyjątkowe osoby nazywamy „dziesiątkami”.

Nie bez znaczenia kultura wewnątrz organizacji

Kultura organizacji może determinować sukces lub porażkę funkcjonowania zespołu. Co więcej, firma może tworzyć niesamowite rozwiązania, ale jeśli atmosfera nie będzie sprzyjająca, a pracownicy IT nie będą widzieli sensu w tym, co robią, przedsiębiorstwo nigdy nie osiągnie oczekiwanych efektów.  Nie jest tajemnicą, że najlepsi specjaliści najefektywniej pracują w środowisku, które jest wspierające i w którym odnajdują głębszy sens realizowanych działań. Dlatego kultura organizacji, choć często pozornie niematerialna, musi być niezwykle ważnym punktem centralnym dla optymalizacji wydajności zespołów programistycznych.

W ramach formuły Nucleon opieramy się na 6 potwierdzonych empirycznie wskaźnikach produktywności, opartych o kulturę wewnątrz organizacji. Są to:

  1. Zabawa – poczucie dobrej zabawy podczas wykonywania swojej pracy.
  2. Poczucie sensu – kiedy praca przyczynia się do czegoś ważnego dla pracownika.
  3. Potencjał – kiedy praca jest ważną częścią w osiąganiu założonych celów.
  4. Presja emocjonalna – kiedy emocje zmuszają pracownika do pracy.
  5. Presja ekonomiczna – gdy wykonuje się pracę wyłącznie z powodów ekonomicznych.
  6. Inercja – gdy nie ma dobrego powodu, dla którego się pracuje.

Sześć powyższych wskaźników opisuje nie tylko podstawowe czynniki motywacyjne, ale także wydajność. Okazuje się, że kultura organizacji wpływa na nią w 17%. Można oceniać jednostki na setki sposobów, ale nie ulega wątpliwości, że każdy powinienem znaleźć taki, który pasuje do jego kultury organizacyjnej. Choć czynnik ludzki, wielkość zespołu oraz kultura organizacyjna są kluczowe, znaczenie odgrywają również m.in. architektura korporacyjna czy metodyka projektowa. To elementy, które mogą nas wspomagać w realizacji codziennych prac lub stanowić przeszkodę w naszych działaniach. Oczywiste jest więc, że potrzebujemy jasnego zrozumienia prac deweloperskich nad złożonymi systemami IT oraz narzędzia, które umożliwi nam zapanowanie nad wszystkimi elementami w skondensowany sposób – jak właśnie formuła Nucleon.

Nie ma jednej recepty na wszystkie problemy wewnątrz organizacji

Formuła Nucleon nie stanowi recepty na wszystkie problemy wewnątrz organizacji. Ma służyć raczej jako głośny dzwonek, który powoduje ból głowy i wymusza zaplanowanie zmiany postaw, długoterminowej strategii działania oraz głównych postulatów przy budowie organizacji. Jest to jednak wskaźnik, który inspiruje do zmian w najważniejszych obszarach firmy poprzez bezpośrednie ich eksponowanie. Na udostępnionej przez nas stronie www.mynucleon.comkażdy może bezpłatnie przeprowadzić własną analizę zespołu i ocenić jakoś raportu oraz wartość proponowanych zmian. Ma to być propozycja dla CIO lub CXO, którzy chcieliby zmierzyć się z kilkoma głównymi faktami dotyczącymi funkcjonowania ich zespołów czy całej organizacji.

Idąc na ustępstwa w kwestii doboru pracowników, tj. poprzez zatrudnianie tzw. 9-tek zamiast 10-tek, zespół traci ok. 43% efektywności na każdej jednostce, co oczywiście nie przekłada się na analogiczny spadek kosztu pracy danej jednostki, ten z reguły jest maksymalnie kilkuprocentowy w całym podzbiorze. Oczywiście, nie na każde stanowisko można znaleźć osobę reprezentującą najwyższy, 10-ty poziom, ale prowadząc rekrutację należy zrobić wszystko co w naszej mocy, aby tego dokonać. To główne zadanie, przed którymi stoją CEO firm razem z działami rekrutacji.

Nie jest to też narzędzie, dzięki któremu nagle otrzymamy listę prostych zadań do wykonania, aby uzdrowić czy wzmocnić nasze zespoły. Uzyskane do tej pory opinie na temat przekazanych wniosków nasi klienci określili wprost jako niewygodne, trudne i wymagające dużo większych zmian działania niż wysłanie kilku czy nawet kilkudziesięciu osób na szkolenia techniczne czy umiejętności interpersonalne. Ideą, która nam przyświecała przy tworzeniu całego podejścia Nucleon było „potrząśnięcie” i wymuszenie adekwatnej refleksji. Decyzje co do adaptacji organizacji, adekwatnych zmian w ramach doboru i ewaluacji kadry, organizacji codziennej pracy czy wartości, którymi kieruje się firma oraz organizacja IT pozostawiamy managerom oraz CIO. Wierzymy, że to właśnie oni, znając problemy i będąc najbliżej nich, znajdą w swoim arsenale decyzji odpowiednie rozwiązania.

Sebastian Podleśny, prezes zarządu 7N

Artykuł ukazał się na łamach Magazynu ITwiz nr. 2/2019.

Tagi

Podobne

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *